U kent ze ongetwijfeld; mensen die niet kunnen of willen betalen en daar een smoes voor verzinnen. Yataz verzon dit keer niks, maar pikte het van kredietbeoordelaar Graydon.
1. ‘Ik hen de factuur niet ontvangen’
Wanneer uw klant aangeeft dat hij of zij de factuur nooit heeft ontvangen, controleer dan eerst het adres en andere relevante gegevens. Zijn deze correct? Stuur dan een kopie van de factuur naar de klant per email. Nog dezelfde dag. Vergeet niet om direct betalingsafspraken te maken. Bent u meer op zoek naar een structurele oplossing voor onbetaalde facturen omdat dit argument vaak wordt gebruikt? Stap dan over op elektronische facturatie.
2. ‘Ik kan niet betalen want mijn klanten betalen mij niet’
Misschien wel de topper in deze lijst. De klant zegt niet te kunnen betalen want zijn of haar klant heeft ook niet betaald. Vervelend, maar niet relevant voor u. Focus op uw eigen gemaakte betaalafspraken en vertel de klant dat duidelijk.
3. De kwaliteit van de producten/diensten was niet goed
Wanneer uw klant niet betaalt omdat hij/zij niet tevreden is over de geleverde kwaliteit, wijs de klant dan op de klachtentermijn die u hanteert. Laat merken dat u het jammer vindt dat de klacht niet eerder is gemeld. Wanneer u de klacht in twijfel trekt, onderzoek dan bij de accountmanager of deze terecht is of niet.
4. Degene die de betalingen doet is op vakantie, ziek, afwezig, in vergadering…
Wanneer uw klant de schuld afschuift op de afwezigheid van degene die de financiële administratie doet, leg dan de verantwoordelijkheid bij de brenger van deze niet fijne boodschap door het stellen van vragen als: ‘Wat stelt u voor om het probleem op te lossen? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat de factuur alsnog betaald wordt?
5. Het PO-nummer ontbreekt
Het ontbreken van een PO-nummer (Purchase Order) is een voorbeeld van incorrect factureren. Wanneer u standaard procedures hanteert, zullen dit soort fouten minder snel voorkomen. Spreek uw crediteuren afdeling en leg hen uit dat een factuur volledig ingevuld moet zijn.
6. ‘We hebben cashflowproblemen’
Wanneer een klant die doorgaans altijd op tijd betaalt dit argument gebruikt, zal dit ongetwijfeld waar zijn. Maak in dit geval strikte betaalafspraken voor in de toekomst of stel voor dat de klant betaalt in termijnen. Wanneer het een nieuwe klant betreft, kunt u beter alle volgende verkopen op krediet blokkeren en vermijden.
7. ‘Wij betalen maar 1 à 2 keer per maand/week’
Wijs de klant op het feit dat systemen handmatig ingevuld kunnen worden. Wijzigingen zijn meestal wel mogelijk, dus ook handmatige betalingen. Is er geen aanpassing mogelijk? Houd hier dan rekening mee tijdens het facturatieproces en vraag naar de exacte betaaldatum zodat u de volgende keer wel op tijd betaald krijgt.
8. ‘Wij betalen altijd op 30/60 dagen einde maand’
Wanneer u onderling andere betaalafspraken hebt gemaakt met de klant dan dat de accountant nu vertelt, moet u dat afstemmen met degene waarmee u die afspraak heeft gemaakt. Kom op voor uw eigen belang en accepteer afwijkende betalingstermijnen niet te snel. Dat doet u ook niet in privé situaties.
9. ‘Ik ben het vergeten’
Ach, daar hebben wij allemaal wel eens last van. Maar in dit geval kunt u het beste onmiddellijk overgaan op het maken van concrete betaalafspraken: hoe, door wie en wanneer wordt de factuur dan wel betaald?
10. ‘Ik zal het zo snel mogelijk in orde maken’
Deze belofte van de klant geeft niet veel zekerheid. Bedank de klant voor de belofte, maar maak wel concrete betaalafspraken over het betalen van de vergeten factuur.