Deze week liet de Koelnmesse zien dat je je als professionele beursorganisatie kunt gedragen als een amateur eerste klasse. Min of meer tegelijkertijd werden de 'groen'beurs Spoga-Gafa en de projectmeubilairbeurs Orgatec afgeblazen. De Spoga-Gafa zou begin september worden gehouden en Orgatec stond voor eind oktober op de agenda. Het cancelen van deze beurzen is vrij logisch gezien de ontwikkelingen rond het coronavirus, maar om dat in zo'n laat stadium te doen is bepaald niet professioneel. Het wordt nog erger als de beursorganisatie in persberichten laat weten dat een 'grote meerderheid van exposanten en bezoekers' te kennen heeft gegeven de genoemde beurzen niet te zullen bezoeken.
Hoe is het mogelijk om dat nu pas te concluderen? Natuurlijk, het ging de goede kant op in Duitsland met het indammen van het coronavirus en de recente geconcentreerde uitbraken in de regio waren niet voorzien. Net zo min dat je vat hebt op de mogelijke beperkingen van het internationale reisverkeer. Maar dat wetende is het vreemd om, nogal on-Duits, risico te nemen en te hopen 'dat het allemaal wel goed zal komen'. En dat je dus gewoon denkt de voorgenomen beurs te kunnen organiseren.
Al langer hoorde ik vraagtekens bij exposanten en potentiële bezoekers of 'dat in Keulen' doorgaat. Ik sprak begin juni een marketeer van een bedrijf dat sinds jaar en dag deelneemt aan Heimtextil (altijd begin januari in Frankfurt) en hij vroeg zich af of ze wel zouden gaan. 'Ik zou een gat in de lucht springen als ze het zouden cancelen.' Let wel: een uitspraak over een evenement dat meer dan al een half jaar later zal plaatsvinden.
Natuurlijk weten beursorganisaties dat bedrijven lang van tevoren beslissen over beursdeelname. Natuurlijk weten zij, en ook hun mogelijke exposanten, dat het momenteel tijden zijn waarin het begrip planning rekbaar moet worden gemaakt. Maar officieel melden dat een beurs als Orgatec doorgaat en binnen een week het tegenovergestelde communiceren, komt niet lekker over.
Best jammer eigenlijk want juist Orgatec had een beurs kunnen zijn waarin exposanten laten zien hoe zij inspelen op het massale thuiswerken. Of hoe je 'het kantoor' digitaliseert, virtueel maakt of op een andere manier vormgeeft dan de traditionele vormen. Want uit de onderzoeken die tot nu toe zijn verschenen blijkt dat voor veel mensen het thuiswerken goed bevalt.
Ook de (grote) beurzen passen zich aan; als het niet fysiek kan, dan maar virtueel. De grote vraag is nu hoe mensen dat gaat bevallen. Vinden exposanten zo'n digitaal platform wel handig, hoeveel kosten bespaart dat (antwoord: veel), welke klanten vallen daardoor af of komen erbij, wat is het rendement? Hoe ervaren bezoekers zo'n 'digitale beurs'? Het scheelt reistijd en kosten, je kunt vanuit huis in korte broek rondsnuffelen, live chatten en bestellen. En verder? Allemaal vragen die nog beantwoord moeten worden.
Een ding is wel duidelijk: digitaal kan veel en vooral razendsnel, bijvoorbeeld een mail sturen met als boodschap dat je een beurs gaat cancelen. Maar doe dat dan wel een beetje op tijd.
Aribert Guiking